AI alat u tvrtku često ne ulazi kroz službenu nabavu, veliki projekt ili odluku uprave. Zaposlenik pronađe aplikaciju koja brže sažima dokumente, piše ponude, obrađuje tablice ili pretvara bilješke sa sastanka u zadatke. Otvori besplatan račun, unese poslovne podatke i nastavi ga koristiti jer mu štedi vrijeme.

Takvi neodobreni AI alati postaju poslovno pitanje prije nego što ih odgovorna osoba uopće primijeti. Pax8 je 12. listopada 2026. objavio istraživanje provedeno među 1.150 donositelja tehnoloških odluka u malim i srednjim tvrtkama iz SAD-a, Ujedinjenog Kraljevstva, Njemačke i Švedske. Među tvrtkama koje koriste AI, njih 35% u prethodnih je šest mjeseci otkrilo alate, radne tijekove ili agente koji su radili bez službenog odobrenja.

Rezultati nisu izravno istraživanje hrvatskog tržišta, ali su koristan rani signal. Pokazuju da mala tvrtka više ne treba pitati samo treba li početi koristiti AI. Prvo treba provjeriti gdje ga zaposlenici već koriste, s kojim podacima i u kojem dijelu poslovnog procesa.

Što se smatra neodobrenim AI alatom?

Neodobreni AI nije samo zasebna aplikacija za razgovor. Može biti dodatak pregledniku, funkcija unutar sustava za upravljanje projektima, automatski zapisnik sastanka, alat za izradu prezentacija ili osobna pretplata zaposlenika koju tvrtka ne vidi.

Problem ne nastaje zato što je svaki takav alat nužno loš. Problem je u tome što tvrtka ne zna:

tko ga koristi i za koju poslovnu svrhu,
koje se informacije unose ili prenose,
gdje se podaci pohranjuju i koliko dugo ostaju dostupni,
može li alat sam slati poruke, mijenjati dokumente ili pokretati druge radnje,
tko ima pristup računu nakon odlaska zaposlenika,
koliko pojedinačne pretplate ukupno koštaju.

Posebno su osjetljivi alati koji dobivaju pristup poslovnoj e-pošti, dokumentima, kalendaru, CRM-u, podacima o kupcima ili financijskim tablicama. U tom trenutku više nije riječ samo o osobnom pomagaču zaposlenika. Alat postaje dio poslovnog sustava, iako nije prošao provjeru koju bi tvrtka primijenila na službeno uvedeno rješenje.

Zašto potpuna zabrana obično nije prvi dobar korak?

Prva reakcija može biti jednostavna zabrana svih AI alata koji nisu unaprijed odobreni. Time se formalno postavlja granica, ali se ne otkriva zašto su zaposlenici uopće počeli tražiti druga rješenja.

Ako računovodstvo ručno prepisuje podatke između nekoliko tablica, prodaja svaki upit ponovno sažima za CRM, a voditelj nakon sastanka ručno dijeli zadatke, potreba neće nestati zabranom. Zaposlenici će se vratiti sporijem postupku ili nastaviti koristiti alat bez prijave.

Zato je korisnije prvo odvojiti namjeru od konkretnog proizvoda. Možda odabrani alat nije prihvatljiv, ali potreba koju rješava jest stvarna. Upravo taj podatak može pokazati gdje tvrtka ima najbolju priliku za uređenu automatizaciju.

Cilj pregleda nije traženje krivca, nego dobivanje stvarne slike rada. Zaposlenici će biti spremniji prijaviti alate ako znaju da se neće automatski ukinuti sve što im pomaže. Jasno objasnite da želite razlikovati korisne primjene, nepotrebne pretplate i rizične načine obrade podataka.

Kako napraviti popis AI alata koji se već koriste?

Za početni pregled maloj tvrtki nije potreban višemjesečni projekt. Potreban je strukturiran razgovor s timom i jedna odgovorna osoba koja će objediniti rezultate.

1. Popišite zadatak, a ne samo naziv alata

Nemojte zaposlenicima poslati samo pitanje koriste li AI. Odgovori će biti nepotpuni jer mnoge aplikacije imaju ugrađene AI funkcije koje se više ne doživljavaju kao zaseban alat. Pitajte koriste li nešto za sažimanje, prevođenje, pisanje, obradu fotografija, analizu tablica, izradu koda, zapisivanje sastanaka ili automatsko odgovaranje kupcima.

2. Zabilježite ulazne podatke

Za svaki alat zapišite unosi li zaposlenik javne informacije, interne dokumente, osobne podatke, ugovore, cjenike, pristupne podatke ili sadržaj komunikacije s kupcima. Isti alat može biti prihvatljiv za izradu nacrta općeg teksta, ali neprihvatljiv za obradu dokumenta s povjerljivim podacima.

3. Provjerite ovlasti i povezane račune

Posebno označite alate povezane s poslovnim računima. Pristup kalendaru nije isti rizik kao pristup cijelom sandučiću e-pošte. Čitanje dokumenta nije isto što i mogućnost njegova uređivanja, brisanja ili dijeljenja.

4. Utvrdite tko plaća i tko je vlasnik računa

Osobna kartica zaposlenika i poslovna refundacija nisu dobar temelj za ključni proces. Tvrtka može ostati bez pristupa povijesti, predložaka i automatizacija kada osoba promijeni radno mjesto ili napusti organizaciju. Zato uz cijenu zabilježite vlasnika računa, administratorski pristup i način oporavka.

5. Dodijelite privremeni status

Svaki pronađeni alat može dobiti jednu od četiri oznake: dopušten za ograničenu uporabu, potreban dodatni pregled, treba ga zamijeniti ili ga treba odmah prestati koristiti. Time dobivate radni popis za odlučivanje, a ne samo dugu tablicu aplikacija.

Zadržati, zamijeniti ili ugasiti: praktičan primjer odluke

Zamislimo servisnu tvrtku u kojoj zaposlenik koristi osobni AI račun za sažimanje upita pristiglih e-poštom. Sažetak zatim ručno kopira u tablicu iz koje se dodjeljuju zadaci tehničarima.

Alat očito rješava stvaran problem: upiti su neujednačeni, a timu je potreban kratak pregled lokacije, vrste kvara, hitnosti i kontakta. Ipak, postojeći postupak može izlagati osobne podatke, ovisi o privatnom računu zaposlenika i ne ostavlja jasan zapis o tome što je preneseno.

Tvrtka u tom slučaju ima nekoliko mogućnosti:

zadržati uporabu uz ograničenje ako se podaci prije unosa uklanjaju, a alat se koristi samo za opće formulacije;
prijeći na odobreni poslovni račun s odgovarajućim postavkama pristupa, pravilima zadržavanja podataka i administracijom;
povezati obrazac, e-poštu i raspored tako da se podaci strukturiraju unutar kontroliranog poslovnog sustava;
ugasiti postupak ako korist ne opravdava rizik ili postoji jednostavnije rješenje bez prijenosa podataka.

Važna je razlika između automatiziranja lošeg postupka i oblikovanja boljeg procesa. Ako samo dodamo AI između e-pošte i tablice, možda ćemo ubrzati prijenos, ali ćemo zadržati dvostruki unos, nejasne odgovornosti i mogućnost pogreške.

Od popisa alata do kontrolirane automatizacije

Nakon pregleda obično se pokaže da više zaposlenika pokušava riješiti isti problem različitim alatima. To je dobar znak da nije potrebna još jedna pojedinačna pretplata, nego zajednički poslovni tijek.

Prije razvoja ili povezivanja sustava potrebno je odrediti izvor podataka, dopuštene radnje, vlasnika procesa, način provjere rezultata i postupak kada automatizacija pogriješi. Tek tada ima smisla birati alat ili razvijati prilagođeno rješenje.

U sklopu usluge digitalnih sustava i automatizacije poslovanja razvijamo poslovne aplikacije i povezujemo podatke prema stvarnom načinu rada tvrtke. Primjer takvog pristupa je Zemma.app, gdje su raspored, tim, usluge, klijenti, rezervacije i automatizirane komunikacije povezani u jedan sustav umjesto niza odvojenih ručnih koraka.

Kontrolna točka za vlasnika tvrtke zato je jednostavna: prije uvođenja novog AI alata napravite popis onoga što se već koristi. Zabilježite zadatak, podatke, ovlasti, vlasništvo računa i poslovnu važnost. Nakon toga možete odlučiti što zadržati, što zamijeniti i koji proces vrijedi urediti kao cjelinu.

Ako niste sigurni koliko se alata već nakupilo ili gdje započeti povezivanje procesa, možete nam se javiti za razgovor i pregled konkretnog sustava. Prvi cilj ne treba biti automatizirati sve, nego dobiti nadzor nad onim što već utječe na svakodnevni rad.